行政与秘书的会议管理

**章  行政与秘书的职责与成就（60分钟）

v 分享与分析

v 我的岗位职责是什么

v 我是怎样履行我的岗位职责的

v 我的实现感与成就感来自于哪里

v 行政与秘书的职责

u 行政与秘书的天职：协助与服务

u 通常的职责

u 企业的具体规定

u 什么是“完成领导交待的其它任务”

v 行政与秘书的成就

u 正确的成功观念：达到自己设定的目标

u 目标设定的资源

u 自我检视与职业的选择

u 行政与秘书的岗位成就（结合本公司岗位职责讲述）

v 行政秘书成就的案例：

l 马英九：从秘书到总统

l 杨尚昆：从秘书到国家主席

l 童文红：从前台接待到阿里巴巴菜鸟首席执行官

l 刘峰松：从秘书、资料管理到培训师咨询师

l 芸芸众生：活在自己的幸福中；活在别人的感激中

第二章  行政与秘书的工作计划管理（30分钟）

v 分享与分析

u 我是怎样计划与实施自己的工作的？

u 我是如何理解我的工作特点的？

v 行政与秘书工作的特点

v 行政与秘书工作计划的特点

v 行政与秘书工作计划的结构化要素

v 行政与秘书工作计划的制定方法

v 行政与秘书工作计划的实施与修订

v 行政与秘书工作计划的总结

v 行政与秘书如何处置临时性工作

v 行政与秘书如何处理不同领导关系的指令

第三章  行政与秘书的时间管理（30分钟）

v 分享与分析

u 我是如何安排我的工作时间的

u 我的高效的做事时间是什么时间段

u 我的记忆力好的时间段在哪里

u 我如何处理干扰

u 我认为处理事务的次序原则是什么

v 时间管理的原则

v 个人的时间杀手

v 时间管理四象限

v 时间箱

v 工作清单

v 工作日志

v 未尽事务小贴士

v 电话的处理技巧

v 临时性任务的处理技巧

第四章  行政与秘书的跨部门沟通与协调（40分钟）

v 分享与分析

u 我了解其它部门的业务吗？为什么？

u 我了解我所接触的同事和领导吗？请详细描述两位。

u 我了解部门之间的协作关系吗？请描述一下。

v 行政与秘书跨部门沟通与协调的原则

v 行政与秘书跨部门沟通与协调的角色及其扮演

u 告知型角色

u 了解型角色

u 解释型角色

u 双向沟通型角色

u 代理协调型角色

u 代理分配型角色

v 行政与秘书跨部门沟通与协调常见问题处理

u 对方不给交流的机会

u 对方有不承认交流过程与成果的风险

u 对方态度傲慢

第五章  行政与秘书的会务服务（70分钟）

v 分享与分析

u 我在会务工作方面的职责是什么

u 我做会议管理时都会注重哪些方面？我是怎么做的？

v 会务工作的目的

v 会务工作的内容

v 会务工作技巧

u 会务准备工作核对单

u 会议目的、议题、议程、时间、地点、与会者的确认

u 通知与会者

u 确定与会

u 搜集发言大纲

u 会场布置

l 会场环境

l 标语条幅

l 桌椅灯光等设施

l 音响投影等设备

l 名签

l 茶点

l 休闲安排

u 来宾迎送

u 住宿安排

u 饮食安排

u 资料准备与分发

v 会后跟踪

u 会议记录/纪要的程序化确认

u 会议记录/纪要的发布

u 会议决议的跟踪方法

u 会议决议跟踪中常见问题的处置

第六章  行政与秘书的会议记录技巧（100分钟）

v 分享与分析

u 我知道什么样的会议要做会议记录/会议纪要吗？

u 我是怎么做会议记录/会议纪要的

u 我是如何确认会议记录/会议纪要的

u 我是如何发布会议记录/会议纪要的

u 我是如何跟进会议决议的落实的

v 为什么要做会议记录/会议纪要

v 会议前的准备

u 知识与经验的积累

u 发言大纲的准备

u 会前的沟通

u 辅助设备的准备：录音与录像

v 行政与秘书作为会议记录者的角色作用

v 记录的原则

v 整理记录的原则

v 会议记录的要素

v 会议纪要的要素

v 察言观色与描述

v 语言的记录

u 记录者位置的安排

u 记录工具的选择

u 记录格式的选择

u 记录时的姿势与表情的运用

u 关键词的捕捉

u 各部门常用关键词

u 建立自己的常用词库

u 练习顺畅的书写习惯

u 会场对记录的要点确认

v 行政与秘书在记录过程中的话术技巧

u 探寻真实的意思表达

u 询问错过的词句

u 引导面向议题与议程的讨论

u 确认记录真实正确

v 实操演练

u 设计一次各地先进员工的分享会。以15分钟为限。

u 以头脑风暴方式探究实际工作中的问题并做会议纪要。以10分钟为限。

u 老师发布3分钟的一篇演讲，学员以会议记录的方式记载。

u 老师点评学员作品。