课程1：高级秘书行政助理实操训练

高级秘书行政助理技能提高训练





您是秘书、助理、行政管理者，是领导“身边”的人，您是否对以下问题感到困惑：

1. 对秘书角色认知不清？

2.

同样的工作机遇，同样的发展平台，为什么有的人能在很短的时间里平步青云，成为领

导的得力助手，成为企业不轻易被取代的人，而有的人付出不少，却不能被领导认可

？

3. 想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？

4. 看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？

5. 面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？

6.

领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢？





7.

工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对秘书工作缺乏基本的理论支持？

8.

辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使“权利”；碰到“难缠”的下属，不知道如何

奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决？

9.

与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心

中没底？

10. 对公司的“潜”规则，不知该如何应对？

11、如何服务好多头领导？

12、对领导交办临时工作，却不知如何进行统筹？

13、礼仪看似微不足道，如何认知其重要性？

14、在所从事的工作中总是被动行事，如何才能主动掌握工作节奏？

15、想努力提升工作的效率，但却不知从何处下手？

16、如何能在岗位上保持良好的工作状态？

17、如何提升自身的岗位能量及能力能量？

18、不明确自己未来职业发展方向是什么？

19、……

诸如以上的问题，都是每个秘书、助理/行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握

正确方向从而迅速提升自身职业素养，工作能力，成为行政管理者亟待解决的问题。

——如何全方位打造五星级秘书，从优秀到卓越，通过学习我们能找到结果。







在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对秘书水平要求也越来越高，对秘书人

员的专业素质也提出更高的要求，秘书人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅

凭自我认知是无法站在全局的视野做好秘书工作的。很多时候想为领导做得更多，却总

是因不懂领导被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”

，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导对下属抱怨行政管理工作不到位，

而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行

政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能

力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为企业做了本次课程内容的设计，通

过两天的集中训练，全方位提升本企业秘书工作的认知水平，快速了解掌握提升秘书工

的能力的方法和技巧；













第一部分 秘书角色认知



一、秘书的职业特性与素质要求

1、准确自我定位

◇ 高级秘书与初级、中级秘书工作内容有什么不同

——视频：为什么不提拔我？

——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

◇ 秘书与助理区别

2、如何提升秘书人员的素质

◇ 优秀与一般的差异——修炼良好心态

——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

第一种人认为：秘书就是个“万金油”角色；

第二种人认为吃年轻饭，混日子；

第三种人是有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越

——案例：老板眼中的五星级秘书/助理





二、秘书职场礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象——你的形象直接影响公司形象

◇ 职业形象六要素

◇ “拒绝”着装败笔——着装误区

◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

——案例：你的老大用你做秘书，她的品位也不过如此了



2、基本职场礼仪

◇ 办公室礼仪

◇ 待礼仪——形体仪态的训练

※ 站姿—体态美的起点

※ 坐姿—高雅仪态的展示

※ 走姿—动态美的展示

※ 表情—内心世界的窗口：目光、笑容

◇ 接待礼仪

※ 有约接待

※ 无约接待

◇ 电话礼仪与应对技巧

——现场演示：如何着装让我更优雅和自信



三、办公场所5S管理

◇ 5S的概念

◇ 推行5S的重要性

◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法



——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你

5分钟快速掌握5S技巧



职业形象塑造，不是您个人的事，常听到这样的话，看到您就看到了您领导的品味

。责任重大

从改变自己开始吧！

——案例：为什么有需求，见了你后需求就没有了









第二部分 工作技能篇



一、高级秘书的时间管理及工作统筹要求

1、时间管理的误区

2、时间统筹的5种方法

——现场演示：整理你平时工作中1天的时间，临时工作所在你一天工作中的比例多数？

盘点你的工作效率。

3、练习2：整理一个秘书的工作日程

◇ 时间管理小窍门

◇ 办公室事务处理技巧

◇ 上级的时间管理与安排

◇ 上司出差日程管理与工作计划

案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧

——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”

如何管理好你的时间，让自己活出精彩？

案例：从种树任务分析您解决问题的思路

——做正确的事，不仅是把事做对



大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？其实是可能的，老师亲身经

历和大家分享时间管理的秘诀





二、会务组织与管理

◇ 成功组织会议的技巧

◇ 组织阶段的工作：

——会前准备

——会中协助

——会后整理

◇ 会议座次安排的学问

——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

——案例：如何应对会议中的“漏洞”？





三、信息、文档管理与运用

1、信息收集

◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍

◇ 收集信息工作的三个诀窍

2、文档管理

◇ 文档分类及储存的工作规范

◇ 文档查阅及分装的工作规范

◇ 文档销毁及保密的工作规范

——案例：李秘书的返工引起的深思





四、高级秘书公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文写作的方法

◇写作原则

◇写作特点

3、常用行政公文写作规范及训练

◇ 通用公文：

→ 通知

→ 请示

→ 批复

◇ 事务公文：

→ 工作计划

→ 工作总结

→ 会议纪要

现场模拟：会议记录及纪要训练

现场研讨：领导公文文种混淆（关于……请示报告），您如何处理来？







第三部分 统筹管理篇





1. 高级秘书人际沟通与工作协调技巧

——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

成功沟通的秘诀

◇ 学会聆听：不轻易打断对方的话

◇ 怎样反问：了解对方的需求

◇ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是

◇ 表明立场：拒绝的艺术

◇ 提出解决方案：提出2-3个解决方案

——案例：如果是你该怎么说？

为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2、有效沟通过程及环节

◇ 信息发送、接收、反馈——沟通漏斗

◇ 有效发送的技巧

——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

3、认识你的沟通对象

◇ 与上级沟通的原则

◇ 与各种性格的领导打交道技巧

◇ 跨部门的沟通技巧

◇ 与客户沟通

——游戏：究竟是谁的错？

研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具

——只有“懂领导”才能帮领导





二、高级秘书人员办公室事务管理

1、了解企业行政管理内容：

◇ 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？

◇ 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

◇ 员工安全和保密工作



三、事物性项目性工作的组织管理

◇ 事务工作有哪些

◇ 学会列事务清单

◇ 用项目计划管理工作

——现场演示行政事务工作：

1、搬家后员工提出不满，如何解决？

2、如何合理安排分布办公室？

3、如何为上司整理办公室？





四、秘书的自我情绪控制与压力管理





——现场测评你的压力等级

1、培养快乐的心理

2、战胜你的弱点

3、如何有效控制情绪的技巧

4、如何进行压力管理的方法









【实施方式】



讲授、小组讨论、案例分析、角色扮演、情景游戏、堂后考试等。



[pic]

-----------------------

课 程 大 纲



课 程 背 景



客 户 大 纲