会议管理与接待能力提升

会议组织能力提升



会议是现代企业运营与管理的常用手段之一。运用得法，组织与个人都会得益。

而现实是：很多公司的会议是个人人谈虎色变、唯恐拒之不及的怪兽！“怎么又开会

了”、“怎么还不散会”、“还在扯淡”成了公众的抱怨！

会议开不好的原因是多方面的！既有组织的因素，也有管理者、与会者的个人因素。

本课程将指导学员怎样设计、组织、管控、跟踪会议。让会议开得高效。让会议不再成

为让人厌恶的怪物。



课程收获:

◆ 知道“会议虽然是议事，但绝对不只是要议的”事“；

◆ 知道好的会议来自于会议的各个要素的配合；

◆ 养成设计与执行议程以保证高效会议的习惯；

◆ 知道好的会议需要全体与会者的配合；

◆ 知道高效会议很大程度上取决于组织者、主持人的作用；

◆ 掌握设计、组织、管控、跟踪会议的技巧；

◆ 养成使任何一场会议都成为组织知识财富的习惯。



课程大纲

1. 会议概述

❖ 会议的意义

❖ 会议的目的

❖ 会议的分类

❖ 会议的基本要素

◆ 会议名称

◆ 会议议题与议程

◆ 与会人员

◆ 会议组织者

◆ 会议时间

◆ 会议地点

◆ 会议成果（包括决议）

❖ 会议成本

❖ 【小组练习】部门会议的成本计算

2高效会议

❖ 影响会议效率的因素

◆ 会前因素

◆ 会中因素

◆ 会后因素

❖ 高效会议的特征

❖ 会议规范

◆ 会议流程

◆ 一般纪律

◆ 主持人的守则

◆ 与会者守则

❖ 高效会议的六项原则

◆ 严格控制会议范围

◆ 严格控制会议时间

◆ 严格控制会议数量

◆ 严格控制会议纪律

◆ 清晰准确的会议记录

◆ 高效务实的会议跟踪

3 会议的过程管理

❖ 会前准备

❖ 主持人的会议管理

◆ 如何做开场白

◆ 树立主持威信

◆ 分配发言时间

◆ 控制会议节奏

◆ 推进会议流程

◆ 如何圆满结束会议

❖ 主持人常用话术

◆ 展示

◆ 探寻

◆ 评论

◆ 建立

◆ 测试理解情况

◆ 排除

◆ 引进

◆ 就程序提出建议

◆ 总结

❖ 【情景演练】会议主持开场白（1分钟）

❖ 如何对待会议中的麻烦制造者

◆ 跑题者

◆ 否定者

◆ 过敏者

◆ 革命者

◆ 羞涩者

❖ 如何操作“阶段式与会”

❖ 如何处理请假

❖ 如何处理缺席

❖ 如何处理走神

❖ 如何处理开小会

❖ 如何处理接打电话

4．如何做好会议记录

❖ 会议文字记录资料

◆ 会议记录的格式

◆ 会议文字记录者的功能

◆ 会议文字记录的原则

◆ 会议记录与会议纪要

◆ 会议文字记录的方法

• 记录者位置的安排

• 会场对记录的要点确认

❖ 记录过程中的话术技巧

◆ 探寻真实的意思表达

◆ 询问错过的词句

◆ 引导面向议题与议程的讨论

◆ 确认记录真实正确

◆ 会议记录工具：录音与录像

5 会议接待

v 会议接待的原则

v 会议接待的职能组织：会务组

◆ 会务组牵头人

◆ 会务组组成

◆ 会务组职责

v 会议接待的事项与要点

◆ 会议议程、与会人员的确认

◆ 与会人员与会行程安排

◆ 与会人员接站与交通安排

◆ 与会人员登记

◆ 会议费用收取

◆ 与会人员住宿安排

◆ 与会人员餐饮安排

◆ 与会人员茶饮、茶歇安排

◆ 与会人员会议间隙行动安排

◆ 与会人员离场行程安排

◆ 会议资料发放

◆ 与会伴手礼

◆ 会议接待礼仪要点

6会议跟踪

❖ 会议决议发布的程序

❖ 会议决议的传达、跟踪

❖ 会议决议的会后跟踪

◆ 主持者的跟踪

◆ 与会者的跟踪

◆ 指定跟踪人的跟踪

❖ 会议决议内容实施效果的考核

❖ 【情景演练】会议记录与会议决议的整理